1. Sorumlu birim ve iletişim
Bu internet sitesi kapsamındaki kişisel veri işleme faaliyetlerinde veri sorumlusu Türkiye Oryantiring Federasyonudur. Adana İl Temsilciliği; yerel kayıt, yarış, sonuç, başvuru ve erişim süreçlerinin yürütülmesinde yerel irtibat ve uygulama birimi olarak görev yapar. Federasyonun güncel kurumsal iletişim bilgileri resmî internet sitesinde yayımlanır.
Bu siteye ilişkin veri işleme soruları ve başvurular [email protected] adresine iletilebilir. Bu adres yerel başvuru kanalıdır; talep, kimlik ve yetki doğrulamasının ardından Federasyonun cevap vermeye yetkili birimine iletilir veya verilen yetki kapsamında cevaplandırılır. Resmî başvuru yöntemleri için KVKK Başvuru Rehberi incelenmelidir.
2. Kapsam ve ilgili kişi grupları
Bu metin; yarışa başvuran veya katılan sporcuları, çocuk sporcuların veli ya da yasal temsilcilerini, acil durumda aranacak kişileri, kulüp ve okul temsilcilerini, hakemleri, saha görevlilerini, sistem kullanıcılarını ve internet sitesi ziyaretçilerini kapsar.
3. İşlenen kişisel veri kategorileri
- Kimlik ve sporcu bilgileri: ad, soyad, doğum tarihi veya yılı, cinsiyet, sporcu/sistem kayıt numarası ve kategori.
- Kurum bilgileri: okul, kulüp veya bağlı olunan kurum.
- İletişim bilgileri: telefon, e-posta; çocuk sporcular için veli/yasal temsilci ve acil iletişim bilgileri.
- Yarış ve performans bilgileri: yarış, parkur, göğüs ve SportIdent (SI) numarası, çıkış zamanı, kontrol geçişleri, süre, sıra ve sonuç statüsü.
- İşlem güvenliği bilgileri: işlem tarihi, oturum, hata, denetim ve güvenlik kayıtları; kötüye kullanımı önlemek için IP ve cihaz bilgisinden üretilen sınırlı teknik kayıtlar.
- Görevli bilgileri: görev, yetki kapsamı, hesap ve işlem kayıtları.
Sağlık bilgisi ancak somut bir güvenlik ihtiyacı bulunması ve uygun hukuki şartların sağlanması hâlinde, erişimi kısıtlı biçimde işlenir. Formlarda ihtiyaç dışı sağlık verisi istenmez.
4. İşleme amaçları, toplama yöntemi ve hukuki sebepler
Kişisel veriler; çevrim içi kayıt ve başvuru formları, yetkili yönetim ve hakem ekranları, yarış zamanlama ve sonuç kayıtları, ilgili kişi bildirimleri ile sunucu ve uygulama güvenlik kayıtları üzerinden elektronik ortamda elde edilir. Yetkili kişilerce teslim edilen yarış belgeleri veya düzeltme talepleri, veri kayıt sisteminin parçası olduğu ölçüde otomatik olmayan yollarla da işlenebilir.
- Kimlik, iletişim, kurum ve kategori bilgileri; yarışa katılım ilişkisinin kurulması ve yürütülmesi, başvurunun doğrulanması, uygun kategorinin belirlenmesi ve zorunlu iletişimin sağlanması amacıyla KVKK’nın 5. maddesinin ikinci fıkrasının (c) bendi kapsamında işlenir.
- Yarış ve performans bilgileri; başlangıç ve sonuç listelerinin oluşturulması, itirazların incelenmesi, sonuçların kesinleştirilmesi ve sporcu yarış geçmişinin tutulması amacıyla KVKK’nın 5. maddesinin ikinci fıkrasının (e) ve (f) bentleri kapsamında işlenir.
- Veli ve acil durum iletişim bilgileri; çocuk sporcu işlemlerinin yürütülmesi ve yarış güvenliğinin sağlanması amacıyla KVKK’nın 5. maddesinin ikinci fıkrasının (c), (e) ve durumun gerektirdiği ölçüde (f) bentleri kapsamında işlenir.
- Kullanıcı hesabı, yetki ve işlem güvenliği bilgileri; yetkili erişimin sağlanması, sistem güvenliğinin korunması, kötüye kullanımın önlenmesi ve işlemlerin denetlenmesi amacıyla KVKK’nın 5. maddesinin ikinci fıkrasının (ç), (e) ve (f) bentleri kapsamında işlenir.
- Başvuru, itiraz ve hukuki işlem kayıtları; ilgili kişi taleplerinin cevaplandırılması, uyuşmazlıkların incelenmesi ve bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla KVKK’nın 5. maddesinin ikinci fıkrasının (ç) ve (e) bentleri kapsamında işlenir.
- Sağlık beyanı; özel nitelikli kişisel veri olarak, yarış güvenliği amacıyla KVKK’nın 6. maddesinin üçüncü fıkrasının (a) bendi kapsamında açık rıza alınması hâlinde işlenir. Aydınlatma ve açık rıza işlemleri ayrı ayrı yerine getirilir.
5. Başlangıç listeleri, sonuçlar ve sporcu arşivi
Bir yarışa katılım; başlangıç listelerinin hazırlanmasını, yarışın takip edilmesini ve sonuçların ilanını gerektirir. Bu nedenle aşağıdaki sınırlı bilgiler başlangıç listelerinde, canlı sonuçlarda, kesin sonuç listelerinde ve sporcu yarış arşivinde herkese açık olarak yayımlanabilir:
- ad ve soyad, kurum/kulüp, kategori;
- göğüs numarası, planlanan ve gerçekleşen çıkış zamanı;
- yarış süresi, derece/sıralama ve sonuç statüsü.
Kayıt formundaki yayın bildirimi, yarışın yürütülmesi ve sonuçların ilanına ilişkin zorunlu bilgilendirmedir; isteğe bağlı pazarlama veya tanıtım izni değildir. Fotoğraf, video, sosyal medya ve tanıtım amaçlı kullanımlar bu kapsamdan ayrıdır ve gerektiğinde ayrıca değerlendirilir.
Kayıt ekranında tutulan kayıt, yayın için açık rıza kaydı değil; yarışın yürütülmesi ve sonuçların ilanı hakkında bilgilendirme kaydıdır. Sporcu dizini profilinin kamu erişimine kapatılması KVKK Başvuru Rehberindeki kanallardan istenebilir.
6. Kişisel verilerin aktarılması
Veriler; yalnızca görev ve yetkiyle sınırlı olmak üzere Federasyon birimleri, yarış organizasyonunda görevli hakem ve yetkililer, teknik hizmet sağlayıcılar ile hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilir. Hizmet sağlayıcılara aktarılan veri, hizmetin gerektirdiği asgari kapsamla sınırlandırılır ve erişim kayıt altına alınır.
Alan adı kaydı, barındırma, DNS, içerik dağıtım ağı ve güvenlik hizmetleri teknik hizmet sağlayıcılar aracılığıyla yürütülür. Bu sağlayıcılar yalnızca sundukları hizmet ve verilen talimatlarla sınırlı teknik verilere erişebilir.
Teknik hizmetlerin yürütülmesi nedeniyle yurt dışına kişisel veri aktarımı oluşması hâlinde KVKK’nın yurt dışı aktarıma ilişkin hükümleri ve gerekli güvenceler uygulanır. Kişisel veriler, yalnızca teknik kolaylık sağlamak amacıyla ve hukuki şartlar sağlanmadan yurt dışına aktarılmaz.
7. Saklama süreleri ve imha
Saklama süresi veri türüne, işleme amacına ve ilgili kayıtla bağlantılı hukuki ihtiyaca göre belirlenir:
- Reddedilen veya iptal edilen geçici başvurular, uyuşmazlık ya da yasal zorunluluk yoksa karar tarihinden itibaren 90 gün sonunda silinir.
- Kamuya açık kesin yarış sonuçları ile kurum içi yarış sonucu arşivi, kesinleşme tarihinden itibaren en fazla 10 yıl saklanır. Süre sonunda kamuya açıklama ve arşiv ihtiyacı yeniden değerlendirilir; hukuki zorunluluk veya somut arşiv gerekçesi yoksa kayıt anonimleştirilir ya da kamu erişiminden kaldırılır.
- Sporcu sicilinin çekirdek alanları olan ad, soyad, doğum yılı, kategori, kurum ve yarış geçmişi son faaliyetten itibaren 10 yıl saklanır.
- Yarış başvurusu ve kayıt kanıtı yarış tarihinden itibaren 10 yıl saklanır. Bu kayıtlardaki iletişim, veli, acil durum ve sağlık beyanı alanları aşağıdaki daha kısa sürelere tabidir.
- Telefon ve e-posta bilgileri ilgili sezonun bitiminden itibaren bir yıl; veli, acil durum iletişimi ve sağlık beyanı yarış tarihinden itibaren 90 gün saklanır. Devam eden uyuşmazlık veya yetkili makam talebi varsa yalnızca ilgili kayıt, gerekli süre boyunca erişimi kısıtlanarak korunabilir.
- Erişim ve uygulama denetim kayıtları iki yıl; ilgili kişi başvuru ve cevap kayıtları üç yıl; silme, yok etme veya anonimleştirme işlem kayıtları en az üç yıl; döngüsel sistem yedekleri en fazla 90 gün saklanır.
İşleme amacı ve hukuki sebep sona erdiğinde veriler, ilk periyodik imha işleminde silinir, yok edilir veya anonimleştirilir. Devam eden bir itiraz, hukuki uyuşmazlık ya da yetkili makam talebi varsa yalnızca gerekli kayıtlar erişimi kısıtlanarak korunabilir.
8. Veri güvenliği tedbirleri
Yetkiye dayalı erişim, yönetici hesaplarında çok faktörlü doğrulama, güçlü parola saklama, oturum ve işlem sınırlandırma, istek doğrulama, zararlı girdi ve otomatik başvuru koruması, aktarım sırasında şifreleme, hassas iletişim verilerinin şifreli saklanması, işlem kayıtları, yedekleme ve geri dönüş kontrolleri uygulanır.
Yetkisiz erişim veya kişisel veri ihlali şüphesi tespit edildiğinde olay sınırlandırılır, kayıtlar korunur, etkilenen veriler ve kişiler belirlenir; mevzuatın gerektirdiği bildirimler süresinde yapılır.
9. Çocuk sporcular
Çocuk sporcuların kayıtlarında yaşa uygun bilgilendirme yapılır; gerekli işlemler veli veya yasal temsilci aracılığıyla yürütülür. Veli ve acil iletişim bilgileri yalnızca kayıt, organizasyon ve güvenlik amacıyla kullanılır; kamuya açık listelerde gösterilmez. Çocuğa ait verilerde veri minimizasyonu ve sınırlı erişim ilkeleri özellikle gözetilir.
Veli veya vasi olarak işlem yapan kişi bu sıfatını; antrenör olarak işlem yapan kişi ise veli, vasi ya da yasal temsilcinin yazılı iznini aldığını kayıt formunda beyan eder. Reşit olmayan sporcu adına işlem yapan kişinin beyan ettiği sıfat ve temsil yetkisi ayrıca doğrulanmadıkça sistem tarafından teknik olarak teyit edilmiş sayılmaz.
10. KVKK kapsamındaki haklarınız ve başvuru yöntemi
KVKK’nın 11. maddesi kapsamında kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi isteme, işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarılan üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış verinin düzeltilmesini isteme, şartları oluşmuşsa silme veya yok etme talep etme, otomatik analiz sonucu aleyhinize bir sonuca itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini isteme haklarına sahipsiniz.
Başvuru nasıl yapılır?
Başvurunun içeriği, kimlik doğrulaması ve kullanılabilecek başvuru kanalları için KVKK Başvuru Rehberini izleyin. [email protected] yerel iletişim ve yönlendirme kanalıdır.
Başvuruda ad-soyad, talep konusu ve sizi ilgili kayıtla eşleştirmeye yetecek yarış adı/tarihi, sporcu kayıt numarası, göğüs veya SI numarası gibi bilgiler yer almalıdır. Mevzuatın zorunlu kıldığı kimlik ve iletişim bilgileri ayrıca istenebilir. Başka biri adına yapılan başvuruda temsil yetkisini gösteren belge gerekir. Çocuk sporcu adına yapılan başvurularda veli veya yasal temsilci sıfatı doğrulanır.
Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Ek bir maliyet doğması hâlinde Kurulca belirlenen tarifedeki ücret istenebilir. Talep kabul edilir veya hukuki ve fiilî gerekçesi açıklanarak reddedilir.
Silme talebi otomatik ve koşulsuz değildir. İşleme amacı ve hukuki sebep sona ermişse gerekli silme, yok etme veya anonimleştirme işlemi yapılır. Resmî yarış sonucu, devam eden itiraz, bir hakkın tesisi/kullanılması/korunması ya da kanuni saklama yükümlülüğü bulunuyorsa ilgili kayıt bu amaçla sınırlı süre korunabilir; verilen cevapta gerekçe açıklanır.