1. Sorumlu birim ve iletişim
Bu internet sitesi üzerinden yürütülen Adana ili oryantiring yarış kayıt ve organizasyon süreçlerinde kişisel verilerin işlenmesine ilişkin yerel sorumluluk Türkiye Oryantiring Federasyonu Adana İl Temsilciliği tarafından yürütülür. Verilerin hangi amaçlarla ve hangi yöntemlerle işleneceğine ilişkin uygulamalar bu kapsamda yönetilir.
Bu siteye ilişkin KVKK başvuruları ve veri işleme soruları [email protected] adresine iletilebilir. Başvurular İl Temsilciliği tarafından alınır, kimlik doğrulaması yapılarak incelenir ve başvuru sahibine doğrudan cevap verilir.
2. Kapsam ve ilgili kişi grupları
Bu metin; yarışa başvuran veya katılan sporcuları, çocuk sporcuların veli ya da yasal temsilcilerini, acil durumda aranacak kişileri, kulüp ve okul temsilcilerini, hakemleri, saha görevlilerini, sistem kullanıcılarını ve internet sitesi ziyaretçilerini kapsar.
3. İşlenen kişisel veri kategorileri
- Kimlik ve sporcu bilgileri: ad, soyad, doğum tarihi veya yılı, cinsiyet, sporcu/sistem kayıt numarası ve kategori.
- Kurum bilgileri: okul, kulüp veya bağlı olunan kurum.
- İletişim bilgileri: telefon, e-posta; çocuk sporcular için veli/yasal temsilci ve acil iletişim bilgileri.
- Yarış ve performans bilgileri: yarış, parkur, göğüs ve SportIdent (SI) numarası, çıkış zamanı, kontrol geçişleri, süre, sıra ve sonuç statüsü.
- İşlem güvenliği bilgileri: işlem tarihi, oturum, hata, denetim ve güvenlik kayıtları; kötüye kullanımı önlemek için IP ve cihaz bilgisinden üretilen sınırlı teknik kayıtlar.
- Görevli bilgileri: görev, yetki kapsamı, hesap ve işlem kayıtları.
Sağlık bilgisi ancak somut bir güvenlik ihtiyacı bulunması ve uygun hukuki şartların sağlanması hâlinde, erişimi kısıtlı biçimde işlenir. Formlarda ihtiyaç dışı sağlık verisi istenmez.
4. İşleme amaçları ve hukuki sebepler
Veriler; başvurunun alınması ve doğrulanması, yaş ve cinsiyete göre uygun kategorinin belirlenmesi, yarışın planlanması ve yürütülmesi, sporcu güvenliğinin sağlanması, başlangıç ve sonuç listelerinin oluşturulması, itirazların incelenmesi, sporcu ve yarış arşivinin tutulması, yetkili erişimin sağlanması, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve bilgi güvenliğinin korunması amaçlarıyla işlenir.
İşleme faaliyetine göre KVKK’nın 5. maddesindeki sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olma, hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ve temel haklara zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat hukuki sebeplerine dayanılır. Açık rıza gereken ayrı faaliyetlerde açık rıza ayrıca alınır.
5. Başlangıç listeleri, sonuçlar ve sporcu arşivi
Bir yarışa katılım; başlangıç listelerinin hazırlanmasını, yarışın takip edilmesini ve sonuçların ilanını gerektirir. Bu nedenle aşağıdaki sınırlı bilgiler başlangıç listelerinde, canlı sonuçlarda, kesin sonuç listelerinde ve sporcu yarış arşivinde herkese açık olarak yayımlanabilir:
- ad ve soyad, kurum/kulüp, kategori;
- göğüs veya SI numarası, planlanan ve gerçekleşen çıkış zamanı;
- yarış süresi, derece/sıralama ve sonuç statüsü.
Kayıt formundaki yayın bildirimi, yarışın yürütülmesi ve sonuçların ilanına ilişkin zorunlu bilgilendirmedir; isteğe bağlı pazarlama veya tanıtım izni değildir. Fotoğraf, video, sosyal medya ve tanıtım amaçlı kullanımlar bu kapsamdan ayrıdır ve gerektiğinde ayrıca değerlendirilir.
6. Kişisel verilerin aktarılması
Veriler; yalnızca görev ve yetkiyle sınırlı olmak üzere Federasyon birimleri, yarış organizasyonunda görevli hakem ve yetkililer, teknik hizmet sağlayıcılar ile hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilir. Hizmet sağlayıcılara aktarılan veri, hizmetin gerektirdiği asgari kapsamla sınırlandırılır ve erişim kayıt altına alınır.
Yurt dışına veri aktarımı gerektiren bir hizmet kullanılması hâlinde KVKK’nın yurt dışı aktarıma ilişkin hükümleri uygulanır. Böyle bir aktarım yoksa veriler sırf teknik kolaylık amacıyla yurt dışına gönderilmez.
7. Saklama süreleri ve imha
Saklama süresi veri türüne ve işleme amacına göre belirlenir. Onaylanmış sporcu sicili ile yarış geçmişi, geçici başvurulardan ayrı tutulur:
- Reddedilen veya iptal edilen geçici başvurular, uyuşmazlık ya da yasal zorunluluk yoksa karar tarihinden itibaren 90 gün sonunda silinir.
- Onaylanan başvurularda sporcuya ait gerekli kimlik, kategori, kurum/kulüp, telefon, veli ve acil iletişim bilgileri sporcu siciline aktarılır ve kaybolmaz. Yalnızca aynı verinin geçici başvuru tablosunda kalan mükerrer kopyası, aktarım doğrulandıktan sonra 30 gün içinde kaldırılır veya anonimleştirilir.
- Sporcu sicili, yarış katılımları ve sonuç kayıtları, sporcu geçmişinin ve resmî yarış arşivinin bütünlüğü için korunur; rutin temizlik işlemleriyle silinmez. Son yarış veya sicil işleminden itibaren 10 yıl sonunda saklama ihtiyacı yeniden değerlendirilir. Tarihsel sonuç kaydı gerekiyorsa sonuçlar korunur veya uygun durumda kişisel bağ azaltılarak arşivlenir.
- Telefon, veli ve acil iletişim bilgileri herkese açık değildir; şifreli ve yetkili erişimle saklanır. Bu veriler de son sicil işleminden itibaren 10 yıllık inceleme döngüsüne tabidir ve devam eden operasyonel veya hukuki ihtiyaç varsa korunur.
- Erişim ve güvenlik kayıtları iki yıl; silme, yok etme veya anonimleştirme işlem kayıtları ise en az üç yıl saklanır.
İşleme amacı ve hukuki sebep sona erdiğinde veriler, ilk periyodik imha işleminde silinir, yok edilir veya anonimleştirilir. Devam eden bir itiraz, hukuki uyuşmazlık ya da yetkili makam talebi varsa yalnızca gerekli kayıtlar erişimi kısıtlanarak korunabilir.
8. Veri güvenliği tedbirleri
Yetkiye dayalı erişim, yönetici hesaplarında çok faktörlü doğrulama, güçlü parola saklama, oturum ve işlem sınırlandırma, istek doğrulama, zararlı girdi ve otomatik başvuru koruması, aktarım sırasında şifreleme, hassas iletişim verilerinin şifreli saklanması, işlem kayıtları, yedekleme ve geri dönüş kontrolleri uygulanır.
Yetkisiz erişim veya kişisel veri ihlali şüphesi tespit edildiğinde olay sınırlandırılır, kayıtlar korunur, etkilenen veriler ve kişiler belirlenir; mevzuatın gerektirdiği bildirimler süresinde yapılır.
9. Çocuk sporcular
Çocuk sporcuların kayıtlarında yaşa uygun bilgilendirme yapılır; gerekli işlemler veli veya yasal temsilci aracılığıyla yürütülür. Veli ve acil iletişim bilgileri yalnızca kayıt, organizasyon ve güvenlik amacıyla kullanılır; kamuya açık listelerde gösterilmez. Çocuğa ait verilerde veri minimizasyonu ve sınırlı erişim ilkeleri özellikle gözetilir.
10. KVKK kapsamındaki haklarınız ve başvuru yöntemi
KVKK’nın 11. maddesi kapsamında kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi isteme, işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarılan üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış verinin düzeltilmesini isteme, şartları oluşmuşsa silme veya yok etme talep etme, otomatik analiz sonucu aleyhinize bir sonuca itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini isteme haklarına sahipsiniz.
Başvuru nasıl yapılır?
Başvurunuzu [email protected] adresine “KVKK İlgili Kişi Başvurusu” başlığıyla iletebilirsiniz. E-posta yoluyla yapılan başvurunun, mümkünse kayıt sırasında bildirdiğiniz ve sistemde kayıtlı bulunan e-posta adresinden gönderilmesi gerekir.
Başvuruda ad-soyad, talep konusu ve sizi ilgili kayıtla eşleştirmeye yetecek yarış adı/tarihi, sporcu kayıt numarası, göğüs veya SI numarası gibi bilgiler yer almalıdır. Mevzuatın zorunlu kıldığı kimlik ve iletişim bilgileri ayrıca istenebilir. Başka biri adına yapılan başvuruda temsil yetkisini gösteren belge gerekir. Çocuk sporcu adına yapılan başvurularda veli veya yasal temsilci sıfatı doğrulanır.
Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Ek bir maliyet doğması hâlinde Kurulca belirlenen tarifedeki ücret istenebilir. Talep kabul edilir veya hukuki ve fiilî gerekçesi açıklanarak reddedilir.
Silme talebi otomatik ve koşulsuz değildir. İşleme amacı ve hukuki sebep sona ermişse gerekli silme, yok etme veya anonimleştirme işlemi yapılır. Resmî yarış sonucu, devam eden itiraz, bir hakkın tesisi/kullanılması/korunması ya da kanuni saklama yükümlülüğü bulunuyorsa ilgili kayıt bu amaçla sınırlı süre korunabilir; verilen cevapta gerekçe açıklanır.